Para a maioria das organizações e líderes, se manter integrado com todos os processos e resultados das empresas é um grande desafio. Entre as inovações, serviços e estratégias que estão no mercado e visam sanar essa dor, está o BPO (Business Process Outsourcing).
Dentre todos os tipos de gestão necessárias para o bom funcionamento de empresas e negócios, a gestão empresarial costuma ser o maior foco dos empreendedores, gestores e líderes. Isso acontece porque ela agrupa todas as atividades e estratégias essenciais para a rotina e crescimento da empresa, como a gestão financeira, contábil, jurídica e de inovação, por exemplo.
Para executar com excelência as estratégias e operações de todas essas atividades essenciais, é necessário que a empresa disponha de muitos recursos e tempo. Quando empresas encontram dificuldades na execução desse volume de tarefas ou percebem que precisam focar estrategicamente em sua atividade-fim, o BPO pode ser uma solução adequada.
Neste artigo você saberá o que é, quando, porque e quais as vantagens de se contratar um BPO para a sua empresa.
O que é BPO?
A sigla em inglês significa Business Process Outsourcing, e nada mais é do que a terceirização de processos referentes a execução de tarefas de determinadas áreas de uma empresa.
Ou seja, uma empresa pode contratar uma outra empresa especializada na prestação de serviços contábeis ao invés de ter um contador e montar toda uma estrutura interna para a criação de um setor de contabilidade, por exemplo. Ao fazer isso, ela está realizando um BPO (repasse de atividades e processos) da gestão contábil de sua empresa.
Através do BPO várias atividades empresariais podem ser terceirizadas como: gestão financeira, jurídica, contábil, TI, dentre outras.
Quando e por que contratar um BPO?
Toda empresa precisa focar no seu core business, ou seja, na atividade principal do seu negócio, que é responsável por gerar lucros e a razão pela qual a empresa e todos os seus processos existem.
No entanto, nenhuma empresa trabalha e gerencia apenas o seu negócio principal. O negócio de uma escola, por exemplo, não é finanças ou soluções jurídicas. Contudo, ela precisa dessas atividades acontecendo internamente para poder gerenciar o pagamento de alunos, investir em estrutura e pagamento de seus funcionários, cumprir medidas jurídicas para com os seus clientes e funcionários, dentre outras necessidades.
Logo, uma empresa pode contratar um BPO quando precisa delegar atividades “secundárias” para focar no seu negócio principal, quando a sua estrutura não suporta o volume desses processos ou por outros motivos estratégicos que devem ser avaliados internamente.
Quais as vantagens do BPO?
Contratar um BPO pode ser interessante para empresas porque além de liberar gestores e líderes para focar em tarefas que impactem diretamente no sucesso do negócio, proporciona inúmeras vantagens.
Confira abaixo alguns dos principais benefícios que o BPO pode trazer para a sua empresa:
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Redução de custos
Quando se fala em redução de custos em BPO não é apenas pela demanda terceirizada não exigir uma estrutura física e gastos com maior número de funcionários e benefícios.
Com a delegação de atividades contábeis e financeiras, por exemplo, sua empresa terá especialistas focados em áreas específicas que trazem consigo um amplo conhecimento técnico e de mercado.
Dessa forma, esses profissionais conseguem realizar uma análise focada na redução de custos, otimização de processos que tragam ganhos e estratégias que proporcionem maior rentabilidade.
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Aumento da produtividade
Ao delegar demandas burocráticas e rotineiras, transferindo-as da sua equipe para uma empresa de BPO, você libera sua equipe para concentrar seus esforços em atividades estratégicas sem sobrecarregá-la.
Com isso, a entrega das atividades principais será feita com maior qualidade e rapidez.
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Suporte técnico especializado em diversas áreas
Nem sempre as empresas conseguem assumir os custos de estabelecer internamente todos os tipos de gestão necessárias, tendo que escolher em quais setores e profissionais investir e distribuir as sobrecargas de outras tarefas entre os seus colaboradores e gestores.
Com a contratação de um BPO é possível contar com diferentes serviços e profissionais capacitados para todas as demandas que sua empresa precisar com menor custo e maior agilidade.
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Crescimento de mercado
Como dito anteriormente, uma das vantagens do BPO é a liberação de tempo e recursos para que os gestores e líderes possam focar na atividade principal da empresa.
A partir do momento que há uma visão estratégica e investimento nas atividades centrais de uma empresa, ela passa a conseguir agregar diferenciais competitivos e aplicar ações de melhoria em processos, serviços e demais entregas.
Tudo isso faz com que empresas ganhem espaço, referência e cresçam no mercado.
Quais são os cuidados antes de contratar um BPO?
O modelo BPO pode ser vantajoso para empresas de diferentes portes e segmentos, desde que haja uma análise prévia das necessidades, gestão orçamentária e objetivos da sua empresa.
Confira os principais pontos de atenção ao se contratar um BPO:
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Integração e comunicação
Para viabilizar que a execução de tarefas operacionais e burocráticas cotidianas aconteçam fora da sua empresa, é importante garantir a integração e comunicação clara entre a empresa contratante e a prestadora dos serviços especializados.
Com isso, é possível evitar lacunas em processos, retrabalhos e impacto negativo na entrega ao cliente final.
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Segurança e privacidade de dados
Ao delegar operações e atividades a uma empresa de BPO, você precisará fornecer dados que até então ficavam retidos internamente. Por isso é importante que ambas as empresas invistam em segurança de dados e escolham com cautela os meios e plataformas de compartilhamento de dados e documentos.
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Controle e conhecimento dos processos
Terceirizar processos e atividades da sua empresa não deve fazer com que você perca o controle e a ciência de como todos os processos e ações que envolvem o seu negócio estão sendo feitos.
Para isso, vale ressaltar mais uma vez a importância da comunicação entre a empresa contratante e a prestadora de serviços BPO. A transparência e documentação das atividades e processos também é extremamente importante para mapeamento, registros e consultas futuras.
O que fazer antes de contratar um BPO?
Identificou no modelo BPO uma oportunidade para otimizar os resultados e processos da sua empresa? Antes de tudo, é necessário que a transição dessas atividades aconteça de forma segura e assertiva internamente.
Sendo assim, antes de contratar um BPO se atente a alguns passos e análises como:
- Identificar os processos e atividades secundárias da sua empresa que podem ser delegadas;
- Estude e avalie quais serão as alterações internas que deverão acontecer antes, durante e após a contratação de um BPO;
- Pesquise e analise com cuidado qual empresa especializada contratar, bem como os custos desse contrato de serviços em comparação com os custos atuais de executar essas tarefas internamente;
- Defina os objetivos e resultados que pretende obter com o BPO;
- Avalie e trace junto a empresa de BPO como alcançar esses objetivos.
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O grupo EPAR está a quase uma década atuando com excelência no mercado de BPO. Através da experiência e capacitação de nossos profissionais, ajudamos empresas de diversos segmentos em todo o Brasil a otimizar os seus resultados, focar em seu verdadeiro negócio e crescer no mercado.
Conseguimos unir expertise, integração de processos, pessoas e tecnologia porque a gestão está em nosso DNA e através dela ajudamos empresas a inovar e crescer.
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